根据《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》以及《普通高等学校学生管理规定》等法律法规，为进一步推进我校学生档案管理工作规范化、制度化，结合我校实际，特制定本条例。
第一条 学生档案是学校在招生、教育、培训、考核、奖惩、选拔等工作中形成的有关学生在学校里个人经历、政治思想、学习成绩、工作表现等情况的文件材料，是历史地、全面地记录和考察学生在学校表现的依据，是个人档案的重要内容。
第二条 学生档案工作是学校工作的组成部分，是衡量本科生教育质量、组织和管理水平的一个标志。因此，各院、部要把学生档案工作列为本部门计划和工作议事日程，加强领导和管理，并纳入综合办主任、辅导员的职责范围，作为考核综合办主任、辅导员工作的重要内容之一，在检查各项工作的同时检查档案工作。
第三条 学生档案管理工作由学校档案馆牵头，各有关学院、部负责材料的收集和整理，最终交学校档案馆保存。
第四条 建档内容
1、学生高中时期的相关档案材料；
2、高考录取的档案材料；
3、学生入学和毕业时的体检表；
4、东南大学成贤学院学生登记表；
5、学生成绩档案表；
6、毕业设计（论文）业务总结；
7、行为规范综合考评表；
8、高等学校毕业生登记表；
9、学生奖惩情况登记表；
10、专升本学生专科毕业材料；
11、正式党员的入档材料包括：入党申请书、《积极分子考察表》、《入党志愿书》、《预备党员季度鉴定》、转正申请书、自传、政审材料、积极分子考察期和预备党员考察期思想汇报、党校结业证、推优表、群众座谈会记录、发展（转正）时成绩表、测评表；其他不归档材料保管期限为两年。
预备党员入档材料包括：正式党员转正申请书除外已形成的以上所有材料。
入党积极分子（含发展对象）党建材料不归入档案。
大学期间入团的团员入档材料包括：入团志愿书等；
10、其他应装入档案袋的材料。
第五条 档案清理和归档时间
1、学生档案整理后在规定的时间内交学校档案馆保存；
2、新生入学取得学籍后，按录取名单核对无误，更换档案袋，登记注册编号，填写学生登记表等有关材料，由各学院组织辅导员于每年十月下旬进行整理归档。学生毕业离校前由各学院组织辅导员、教学秘书进行集中整理；
3、学生的奖惩材料每学年进行归档；
4、学生党员的入党材料在其被批准转正，组织部门履行审批程序后的15个工作日内归档；未转正的学生党员的入党材料由所在学院负责保管；毕业时未转正的学生党员的入党材料由各学院集中整理归档；团员的入团材料在其被批准后的15个工作日内归档；
5、高等学校毕业生登记表、学生成绩档案表、体检表、毕业设计（论文）业务总结等材料均由各学院组织辅导员、教学秘书在学生毕业时统一归档；
6、没有保存价值的材料，如过时的档案目录、转递材料的信件、回执等，要从档案中抽出。
第六条 档案借阅
1、各学院主管学生工作的有关人员可借阅本学院学生档案，校机关各部门因工作需要可借阅有关学生档案；
2、校外单位因工作需要查阅学生档案时，必须由二人以上持单位介绍信，说明查询内容和目的，经有关领导批准后方可查阅；
3、凡借阅的档案要严格保管，遵守保密制度，不得私自复制、拍照，不得在档案材料上批注或涂改，不得随意从档案中撤换材料，更不得将档案交本人或亲属翻阅，违者将严肃处理；
4、借阅档案应在办公室审阅，严禁带到办公室以外的地方翻阅，不准向无关人员谈论档案内容；
5、任何人不得借阅其亲属的档案。
第七条 档案转递
1、学生由于毕业派遣离校后，由就业办牵头，档案馆和各学院配合，凭报到证或其他相关材料及时将学生档案转给有关部门或单位；
2. 非毕业派遣离校的（如转学、退学等），由各学院与档案馆协调及时转寄档案；
3、毕业生因录取研究生急需调取档案的，各学院根据《调档函》要求，及时整理毕业生档案，在规定寄出日期前10个工作日交至就业办公室；因教学日程安排等原因，相关材料无法在规定日期内装入档案袋的，各学院应主动联系录取单位，根据录取单位要求，与就业办联系，妥善处理好档案转寄工作；
4、特殊情况下学生需自带档案必须办理相关手续，由本人或其代理人签名，并加盖公章及封条；
5、用人单位提取毕业生档案时，必须持有关单位人事部门介绍信以及调档人的本人身份证或工作证，方可提取档案；
6、毕业生档案原则上寄到毕业生就业单位所在地的人才交流中心或人才市场，用人单位可到当地人才市场或人才中心调阅学生档案。
第八条 本条例解释权归学生处。
二○一七年十二月六日修订
