第一条 为加强文书档案的科学管理，实现档案工作的规划化，根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）及《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），结合我校实际，特制订本细则。
第二条 公文实行文书处理部门立卷制度。本校各党群组织、行政机构、院系部门、直属单位等均为立卷单位，应按照有关规定定期向档案馆移交归档，个人不得保存应归档的文件材料。
第三条 每个部门、单位都应把文件材料的形成、积累、归档纳入本部门、单位工作的议事日程；专门或兼职的文书处理与档案工作人员，应认真履行岗位职责，做好立卷归档工作，各级领导和部门同志都要予以支持、合作和协助。
第四条 归档范围。反映本校主要职能活动和基本历史面貌的，对本校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；本校各项工作中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级报送的重要文件材料；其他对本校工作具有查考价值的文件材料，均属归档范围。
第五条 对案卷质量的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
1、 以本部门、本单位形成的文件材料为主。上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但要遵照执行的法规性文件；上级机关召开的需要贯彻执行的会议所形成的主要文件材料，均应立卷归档。
2、 归档文件材料应归原件，若无原件，则可归复印件。归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数，均应齐全完整。已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件（如：传真件）应予复制或进行字迹加固处理，复印件上要加盖立卷单位红章。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
3、 归档文件采用“年度—机构—类别—保管期限”的方法进行分类：
a) 将文件按其形成年度分类。跨年度时，一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。
b) 按机构分类。由某个机构承办的归档文件，归入该机构；由几个机构承办的文件，可归入主要承办机构类中。
c) 文书档案的保管期限分永久、长期和短期。各单位文书档案归档范围和保管期限，详见《东南大学成贤学院档案归档范围和保管期限表（总目）》。
d) 同一年度、同一机构的归档文件，按事由结合时间排列。同一事由中的文件材料，按文件形成先后顺序排列；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
e) 事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。
4、 归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、报表、名册、图册一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、无领导批示，则定稿不存档，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
5、 文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。
装订方式：去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物或塑料夹，采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。
6、 每件文件材料分别编写页号，凡是有图文的页面都要编写页号，原则上要求用号码机打印，正面页号在纸张的右上角，背面页号在纸张的左上角。如文件材料已有页码，可不再编写。
7、 归档文件加盖归档章（档案馆统一制作），归档章采用红色印泥，一般加盖在每份文件首页上端居中的空白位置上。
归档章的式样：
东南大学成贤学院 | ||
年度 | 机构 | 件号 |
盒号 | 页数 | 保管期限 |
8、 填写备考表。立卷人：填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。审核人：填写分管档案工作的单位负责人姓名。
9、 归档文件整理完毕，由校档案馆有关人员审核、校对，符合规范即装入档案盒。档案盒封面及脊背的栏目由校档案馆人员负责填写。
第六条 档案馆负责文书档案整理、立卷和归档的指导工作，并负责归档文件材料的检查和接收，以及计算机录入文件信息，使用东南大学成贤学院档案管理信息系统，按照录入界面上的字段，逐项填入。
第七条 归档单位兼职档案员、领导可以查阅本部门档案，其他有关工作人员需经部门领导同意并办理相关手续。查阅其他部门档案，需经对方部门领导同意并办理相关手续。
第八条 本细则自公布之日起实施。
