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学校制度
东南大学成贤学院文书档案管理实施细则
2018-04-03 09:16  

第一条    为加强文书档案的科学管理,实现档案工作的规划化,根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)及《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令),结合我校实际,特制订本细则。

第二条    公文实行文书处理部门立卷制度。本校各党群组织、行政机构、院系部门、直属单位等均为立卷单位,应按照有关规定定期向档案馆移交归档,个人不得保存应归档的文件材料。

第三条    每个部门、单位都应把文件材料的形成、积累、归档纳入本部门、单位工作的议事日程;专门或兼职的文书处理与档案工作人员,应认真履行岗位职责,做好立卷归档工作,各级领导和部门同志都要予以支持、合作和协助。

第四条    归档范围。反映本校主要职能活动和基本历史面貌的,对本校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;本校各项工作中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级报送的重要文件材料;其他对本校工作具有查考价值的文件材料,均属归档范围。

第五条    对案卷质量的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:

1、  以本部门、本单位形成的文件材料为主。上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件,以及普发的、非本机关主管业务但要遵照执行的法规性文件;上级机关召开的需要贯彻执行的会议所形成的主要文件材料,均应立卷归档。

2、  归档文件材料应归原件,若无原件,则可归复印件。归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数,均应齐全完整。已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件(如:传真件)应予复制或进行字迹加固处理,复印件上要加盖立卷单位红章。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

3、  归档文件采用“年度—机构—类别—保管期限”的方法进行分类:

a)        将文件按其形成年度分类。跨年度时,一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年;跨年度办理的文件归入办结年。几份文件作为一件时,“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。

b)        按机构分类。由某个机构承办的归档文件,归入该机构;由几个机构承办的文件,可归入主要承办机构类中。

c)        文书档案的保管期限分永久、长期和短期。各单位文书档案归档范围和保管期限,详见《东南大学成贤学院档案归档范围和保管期限表(总目)》。

d)        同一年度、同一机构的归档文件,按事由结合时间排列。同一事由中的文件材料,按文件形成先后顺序排列;事由间,按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

e)        事由是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议,均可分别视为一个事由。一次请示,批复收到后,可视为事由办理完毕。  

4、  归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;会议记录、报表、名册、图册一本为一件;成套的会议材料各为一件;重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、无领导批示,则定稿不存档,将正文与发文稿纸为一件;正文与文件处理单为一件;来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)可为一件;未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,可装订在一起作为一件。

5、  文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文与来文为一件时,复文在前,来文在后;计算机及其网络环境中形成的文件,定稿无须保存的,正文在前,发文稿纸在后;有文件处理单的,文件处理单在前,正文在后。

装订方式:去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物或塑料夹,采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订,较厚的文件采用三孔一线的装订方式,已成册不易拆钉的,可保持原貌不变。

6、  每件文件材料分别编写页号,凡是有图文的页面都要编写页号,原则上要求用号码机打印,正面页号在纸张的右上角,背面页号在纸张的左上角。如文件材料已有页码,可不再编写。

7、  归档文件加盖归档章(档案馆统一制作),归档章采用红色印泥,一般加盖在每份文件首页上端居中的空白位置上。   

归档章的式样:

 

东南大学成贤学院

年度

机构

件号

盒号

页数

保管期限

 

8、  填写备考表。立卷人:填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。审核人:填写分管档案工作的单位负责人姓名。

9、  归档文件整理完毕,由校档案馆有关人员审核、校对,符合规范即装入档案盒。档案盒封面及脊背的栏目由校档案馆人员负责填写。

第六条    档案馆负责文书档案整理、立卷和归档的指导工作,并负责归档文件材料的检查和接收,以及计算机录入文件信息,使用东南大学成贤学院档案管理信息系统,按照录入界面上的字段,逐项填入。

第七条    归档单位兼职档案员、领导可以查阅本部门档案,其他有关工作人员需经部门领导同意并办理相关手续。查阅其他部门档案,需经对方部门领导同意并办理相关手续。

第八条    本细则自公布之日起实施。

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东南大学成贤学院   电话:025-58690790 025-58690742