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学校制度
东南大学成贤学院档案管理办法
2018-04-03 09:08  

第一章 总则

 

第一条 为规范学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》等有关法规,制定本办法。

 

第二条 本办法所称的档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

 

第三条 档案工作是我校重要的基础工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。

 

第四条 学校档案工作由校长领导,履行《高等学校档案管理办法》所规定的主要职责,分管档案工作的校领导协助校长负责全校档案工作。各部门应有一名领导分管负责本单位档案工作。

 

 

第二章 档案馆的管理职责与人员配备

 

第五条 档案馆管理职责:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)开展学校档案工作人员的业务培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

 

第六条 档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

 

第七条 档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

 

第三章 档案管理

 

第八条 我校归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式,纸质档案材料和电子档案材料应当同步归档。

 

文件材料的归档范围是:

(一)党群类:主要包括校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类:主要包括我校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔19876号)执行。

(六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔19884号)执行。

(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括我校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类:主要包括我校自行编辑出版的学报、其他学术刊物等。

(十)外事类:主要包括我校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;我校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;我校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;我校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔199832号)执行。

(十二)人物类:主要包括我校知名专家、教授(二级以上)、全国人大代表、全国政协委员、全国劳动模范、全国先进工作者、历任主要校领导、杰出校友等个人在其学术研究、社会事务、日常生活等活动中形成的各种载体形式的文件材料。

(十三)实物类:主要包括上级领导、社会各界名流为学校所写的题词、赠送的字画;学校及各院系部门不同时期的印章;学校不同时期的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、系徽、纪念章等;各项活动中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书等(省部级及以上由档案馆收藏,省部级及以下由承办单位收藏);赠送给学校的特定物品、纪念品、礼品;学校通过征集获得的各类物品;其它有保存价值的实物。

 

第九条 我校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度,档案馆负责业务指导。各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案馆移交。

 

第十条 归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

 

第十一条 我校档案材料归档时间为:

(一)科研类档案:应当在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档;

(二)基建类档案:应当在工程验收合格后三个月内归档。

(三)学生类档案:新生入学档案当年10月底前归档;在校期间产生的奖惩材料自发文之日起一个月内归档;学生党建材料应在其被批准转正后的15个工作日内归档。

(四)其它各类档案:各部门、各院系应当在每年5月底前完成上一年度的归档工作。

 

第十二条 档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

 

第十三条 档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

 

第十四条 档案馆应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

 

第十五条 我校与其他单位分工协作完成的项目,档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交我校档案馆保存。

 

第十六条 本校工作人员在从事教学、科研、管理等职务活动中所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。

 

第十七条 档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向校领导报告,及时处理。

 

第十八条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

 

第四章 档案的利用与公布

 

第十九条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成单位规定限制利用的。

 

第二十条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

 

第二十一条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请主管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

 

第二十二条 校档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案馆负责人批准。加盖校档案馆专用章的档案复制件,与原件具有同等效力。

 

第二十三条 校档案开放应当设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件。

 

第二十四条 校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。校档案馆应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,校档案馆应当无偿和优先提供。

 

第二十五条 寄存在校档案馆的档案,归寄存者所有。如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。

 

第二十六条 校档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报请校领导批准。

 

第二十七条 校档案馆应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。

 

第五章 条件保障

 

第二十八条 学校应按照《高等学校档案管理办法》的规定,在经费、馆舍及设施、现代化建设等方面,提供符合要求的保障条件。

 

第六章 奖励与处罚

 

第二十九条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给校档案馆的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

 

第三十条 有下列行为之一的,学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

 

第七章  附则

 

第三十一条 本办法经批准发布起施行。并由档案馆根据本办法之精神,制订档案工作的各项具体规章制度,并组织实施。

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